17 mayo 2024
Las nóminas son un elemento fundamental en los procesos de RRHH. Se trata de un proceso administrativo que tiene unas importantes implicaciones a nivel legal, laboral y profesional. No se trata sólo de firmar y enviar las nóminas, sino de hacer un cálculo adecuado de las distintas compensaciones, complementos salariales, horas extra y todos los elementos que hay que tener en cuenta para realizarlas de manera correcta.
Hoy día esta gestión se realiza de manera automatizada, con herramienta de RRHH Nóminas, lo que permite que los profesionales del área de gestión de personal puedan tener un enfoque de su trabajo más orientado a tareas creativas. El sistema de nómina facilita la automatización de procesos, permite evitar errores y ayuda a garantizar el cumplimiento normativo.
La gestión inteligente de las nóminas no es simplemente una opción, sino una necesidad ante la creciente complejidad de los procesos administrativos ligados a éstas.
La gestión de nóminas consiste en el proceso de elaboración, cálculo, envío y firma de las nóminas del personal de la empresa. Esto debe realizarse atendiendo a una serie de elementos que tienen impacto en la nómina de cada persona trabajadora. Por ejemplo, las compensaciones y gastos reembolsables, las primas o bonificaciones, los complementos salariales, los cambios legislativos o en los convenios colectivos, así como las horas extraordinarias contabilizadas para cada persona.
Como ves, se trata de analizar múltiples datos y reflejarlos en la nómina para pagar a las personas trabajadoras lo que realmente les corresponde. También en los casos en los que el personal cesa su actividad con la empresa, y se hace necesario pagarle el finiquito que le corresponda.
Se trata, por tanto, de un trabajo administrativo extraordinariamente delicado, que puede tener consecuencias negativas para la empresa si no se hace bien y se produce una reclamación por parte de una persona trabajadora, o por parte de la administración pública o la inspección de trabajo.
Por otra parte, cuanto mayor es el número de nóminas que debe gestionar mensualmente un departamento de RRHH, mayor es la complejidad de los procesos. Cada persona trabajadora tiene su propio contrato, puede estar en un convenio colectivo diferente, así como presentar distintas peculiaridades que hay que recoger en la nómina de cada mes.
La gestión inadecuada de las nóminas puede tener importantes efectos en la administración, productividad y funcionamiento de la empresa. Estos son algunos de los aspectos más relevantes en que podría afectar:
Deterioro del clima laboral: si a las personas no se les paga lo que les corresponde, esto puede dar lugar a un ambiente laboral negativo, donde el personal no se esfuerce lo suficiente, se incrementen las ausencias o la desidia en el desempeño de las funciones de cada persona.
Reducción de la productividad: cuando no se pagan las nóminas a tiempo o se pagan cantidades inferiores a lo que realmente corresponde, las personas de la plantilla pueden ver su motivación reducida y disminuir su rendimiento.
Reducción del talento en la empresa: por el mismo motivo, una mala gestión de nóminas puede dar lugar al abandono laboral, con personas que deciden buscar empleo en otras empresas. Si el talento se reduce, tu empresa se ve perjudicada.
Mala reputación: si se corre la voz de que tu empresa no gestiona el cálculo y pago de las nóminas correctamente, esto puede dar lugar a que se extienda la mala reputación de tu empresa y menos personas con talento quieran trabajar en ella.
Implementar un sistema de nómina inteligente que te ayude a automatizar los procesos administrativos te ayudará a evitar estos problemas y lograr algunas ventajas.
1. Reducción o eliminación de errores: podrás pagar las nóminas en los importes que realmente corresponden a las personas trabajadoras, incluyendo las horas extra trabajadas.
2. Ahorro de tiempo y automatización: el software de gestión de RRHH te ayudará a ahorrar tiempo en los distintos procesos de gestión de RRHH, tanto en la elaboración de nóminas como en el registro horario y el cumplimiento normativo en lo que respecta a las compensaciones y reembolsos por gastos de viaje.
3. Evitar sanciones por una inspección laboral: el incumplimiento de la legislación laboral en lo que respecta a las nóminas puede dar lugar a que se produzca una inspección y que además de tener que pagar las nóminas que debas a tus trabajadores debas asumir el pago de sanciones a la Seguridad Social.
En esta línea, tu departamento de RRHH se va a beneficiar de una mayor digitalización y automatización, lo que tendrá unos efectos en su productividad. El personal estará dedicado a tareas más efectivas y podrás sistematizar los procesos rutinarios y repetitivos que, en sí mismos, no aportan valor a tu empresa, aunque sean imprescindibles.
